MyCompanyFiles est une plateforme de gestion et de partage de fichiers pensée spécifiquement pour les cabinets comptables. Elle centralise tous les documents échangés avec vos clients, et elle se connecte directement à vos outils métier pour éviter les allers-retours par mail. Concrètement, chaque client dispose d’un espace sécurisé où il dépose ses pièces, et vous récupérez le tout sans perdre de temps à trier des fichiers éparpillés.
Cette centralisation documentaire fait partie intégrante des solutions qui changent la façon de travailler en cabinet. Au lieu de jongler entre boîtes mail, clés USB et dossiers partagés, mycompanyfiles regroupe tout au même endroit, avec un accès encadré et traçable. Un argument de poids pour les cabinets qui gèrent des centaines de clients et des milliers de pièces chaque mois !
À quoi sert MyCompanyFiles pour un cabinet comptable ?
L’outil répond à un problème simple mais chronique : la collecte de pièces justificatives prend un temps fou. Les relevés bancaires, factures, bulletins de paie et justificatifs divers arrivent par des canaux différents, souvent en désordre. MyCompanyFiles propose un espace unique où le client dépose ses documents, classés par type et par période.
Pour vous permettre de gagner en efficacité, la plateforme intègre aussi des modules de demande automatisée. Le cabinet paramètre les documents attendus, et le client reçoit une notification tant que la pièce manque. Résultat : moins de relances téléphoniques, moins de mails oubliés dans une boîte de réception surchargée.
- Un espace client dédié, accessible depuis un navigateur ou une application mobile
- Des rappels automatiques pour les pièces manquantes
- Un classement par dossier, par date et par type de document
- Une traçabilité complète des dépôts et des consultations
La centralisation documentaire n’est pas un gadget : c’est souvent elle qui fait gagner le plus de temps en période de clôture, bien avant un nouveau logiciel de comptabilité.
Comment fonctionne le connecteur Docshare et la GED du cabinet comptable ?
Au delà du simple dépôt de fichiers, MyCompanyFiles s’articule avec les systèmes de GED cabinet comptable déjà en place. Le connecteur Docshare permet de faire remonter automatiquement les documents déposés par le client vers la gestion électronique des documents du cabinet, sans ressaisie manuelle.
Cette liaison évite une tâche à faible valeur ajoutée : le classement manuel des pièces reçues. Dès qu’un client dépose une facture ou un relevé sur son espace MyCompanyFiles, le fichier peut être automatiquement rangé dans l’arborescence GED correspondante, avec le bon client, le bon dossier, la bonne année. Évite les ressaisies et les oublis, c’est précisément ce que ce type de connecteur apporte au quotidien.
Et du côté des logiciels métier ?
MyCompanyFiles ne se limite pas à la GED. La plateforme dialogue aussi avec des solutions de production comptable comme Sesha, un éditeur reconnu dans le secteur. L’intégration avec Sesha permet de synchroniser les dossiers clients et de pousser les pièces collectées directement dans le logiciel de tenue comptable, sans manipulation supplémentaire. D’autres cabinets, selon leur parc logiciel, se demandent encore ce que devient le logiciel Ciel de Sage aujourd’hui, un point à vérifier avant toute migration d’outils connectés.
Ce type d’interconnexion fait toute la différence entre un simple outil de stockage et une vraie solution de production. Au même titre qu’un connecteur bancaire ou un lien vers un outil de facturation, la liaison avec Sesha permet de fluidifier le passage de la pièce brute à l’écriture comptable.
Quels sont les avantages concrets au quotidien ?
Une fois les connecteurs branchés, l’intérêt de MyCompanyFiles se mesure surtout dans le gain de temps réel sur les tâches répétitives. Collecter, classer, relancer : ce sont les trois actions qui occupent le plus de temps en période de bilan, et la plateforme les automatise en grande partie.
Besoin d’un exemple concret ? Un cabinet qui gère 300 dossiers clients peut économiser plusieurs heures par semaine en période de clôture, simplement parce que les relances de pièces manquantes partent toutes seules. Reprendre les bases de l’organisation documentaire permet souvent d’éviter des blocages bien plus coûteux en fin d’exercice.
| Besoin du cabinet | Fonction MyCompanyFiles |
|---|---|
| Collecter les pièces justificatives | Espace client dédié avec dépôt sécurisé |
| Relancer les clients retardataires | Notifications et rappels automatiques |
| Classer dans la GED du cabinet | Connecteur Docshare |
| Alimenter la production comptable | Interconnexion avec Sesha |
MyCompanyFiles, un choix sûr pour la sécurité des données clients ?
Un cabinet comptable manipule des données particulièrement sensibles : revenus, comptes bancaires, bulletins de paie. Il y a fort à parier que la sécurité pèse autant dans le choix d’un tel outil que la simple ergonomie. MyCompanyFiles mise sur un hébergement sécurisé et des accès chiffrés pour chaque espace client. D’ailleurs, les cabinets qui réfléchissent à leurs obligations de vigilance se demandent souvent si Kanta simplifie vraiment la LAB des cabinets comptables, un sujet proche des enjeux de traçabilité documentaire.
Chaque dépôt et chaque consultation sont tracés, ce qui permet de savoir précisément qui a accédé à quel document et à quel moment. Cette traçabilité n’est pas un détail : elle protège le cabinet autant que le client en cas de litige sur la transmission d’une pièce. 🔒
La traçabilité des échanges documentaires devient un argument de confiance de plus en plus demandé par les clients eux-mêmes, pas seulement par les cabinets.
Avant de se lancer dans une migration vers un nouvel outil, demandez toujours à voir le détail du chiffrement proposé et les certifications d’hébergement. Un espace client mal sécurisé expose le cabinet à des risques bien plus lourds qu’un simple fichier mal classé !
Une application accessible à tous
Côté client final, l’application mobile permet de déposer un document directement depuis son téléphone, en photographiant une facture ou un relevé. Cette accessibilité change réellement les habitudes : plus besoin d’allumer un ordinateur pour envoyer une pièce urgente, et le cabinet reçoit le fichier en quelques secondes.
- Dépôt de documents depuis mobile ou ordinateur
- Notifications en temps réel pour le cabinet et pour le client
- Historique complet des échanges consultable à tout moment
Centraliser les pièces, automatiser les relances et connecter la GED du cabinet comptable : voilà les trois gestes qui transforment réellement l’organisation documentaire. MyCompanyFiles répond précisément à ces besoins en reliant collecte, classement et production comptable sans ressaisie manuelle. Testez ces connecteurs sur votre prochain dossier client, vous verrez vite la différence !
